我们经常用的Microsoft Excel，大家知道，EXCEL数据量大并且是重要的数据，那么，一旦数据损坏，所导致的结果是非常严重的。

　　为此，我们可以采取相应的措施，防止EXCEL数据被损坏，以下几种方法，都是可行性的科学方法，希望对您有所帮助。

　　①自动保存

　　Microsoft Excel都具有自动保存功能。您可以自定义此功能，以按照设置的时间间隔自动保存文件。自动保存功能并不创建文件的备份副本，因此无法防止文件被损坏。它只用于在 Microsoft Excel 意外退出时对数据提供保护。例如，如果计算机意外断电，此功能将有助于保护数据，防止数据丢失。

　　②自动恢复

　　在 Microsoft Excel中，自动保存功能已被自动恢复功能取代。自动恢复功能与自动保存功能类似，它也按设置的时间间隔保存文件。但二者之间也存在差别：自动恢复功能并不保存文件本身，而是将文件的副本保存到指定的位置。

　　③自动备份

　　Microsoft Excel 具有一个“生成备份文件”选项。此功能会始终在您保存对当前 Excel 工作簿所做的更改时保存 Excel 工作簿的上一版本。这有助于保护文件，防止文件损坏。但是，备份文件中保存的信息已过时。即，备份文件将不包括您最近保存的更改集。

　　通过单击“工具”菜单上的“常规选项”，您可以从“另存为”对话框中访问此选项。默认情况下，此选项处于未选中状态。当您在文件中选择此选项时，将只为该文件设置此选项。要为所有的新文档更改此选项，请修改默认启动工作表或工作簿的模板。

　　④硬盘维护

　　计算机硬盘是一种带有活动部件的机械设备。与所有机械设备一样，它最终也会因磨损而无法运转。硬盘制造商通常用故障前的平均小时数或“平均无故障工作时间”(MTBF) 来测量其设备的可靠性。

　　随着硬盘不断磨损，硬盘的扇区会变得无法读取，这些扇区通常称为坏扇区。其副作用之一便是造成文件损坏。如果存储文件的硬盘扇区变得无法读取，则无法再检索该文件。

　　防止文件损坏的一种方法是定期对硬盘进行维护。我们建议您每周运行一次 ScanDisk 或第三方硬盘实用工具，以检查硬盘的文件结构。接下来，请每月运行一次该实用工具，以对硬盘介质执行表面扫描。有关更多信息，请参见维护实用工具的手册。请注意，如果您安装了 Microsoft Plus! for Windows 95，则可以使用系统代理将 ScanDisk 安排为自动运行。

　　有助于防止文件损坏的其他故障排除步骤包括：
　　在重新启动或关闭计算机之前先退出 Windows。
　　将电磁辐射源（例如收音机、传真机、电视机、立体声播放机、扬声器等）从计算机旁边移开。
　　请勿将软盘放在计算机监视器顶部。计算机监视器也是一个电磁辐射源。
　　定期对计算机进行病毒扫描。
　　将软盘存放在磁盘存放容器（例如磁盘附带的磁盘盒）内，防止灰尘在磁盘上堆积。
　　防止灰尘在计算机周围堆积。

　　⑤备份数据

　　防止数据丢失的最佳方式之一是定期备份数据。数据越重要，备份次数就应越频繁。

　　如果您认为自己的信息属于重要信息，我们建议至少将文件保存到两个不同的位置。其中至少应有一个是可移动介质，例如软盘或计算机磁带。可移动介质应存放在防火的保险箱中。请注意，防火保险箱有多种不同的级别。要使可移动介质在火灾中安然无恙，保险箱在火灾中的内部温度不得超过华氏温度 110 度。有关更多信息，请与保险箱制造商联系。